|
Năng lực (competencies) của nhân viên ở các bộ phận có vai trò quyết định đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của các công ty. Còn ở bộ phận Nhân sự - Hành chính (nhiều công ty ở Việt Nam vẫn gộp hai chức năng này trong 1 bộ phận, ở cấp Phòng hay Ban), vai trò và trách nhiệm của nhân sự ở đây như thế nào?
Bản chất của công tác quản trị nhân lực và quản trị hành chính có thể được minh họa một cách trực quan trong hình sau.
Ở hình vuông trong cùng, đó là Hệ thống Quản lý Nhân sự - Hành chính. Hệ thống quản lý này bao gồm các Chính sách nhân sự (HR Policies), các Thủ tục nhân sự (HR Procedures), các quy trình và cuối cùng là các biểu mẫu trong cả hai lĩnh vực Nhân sự và Hành chính. Hệ thống quản lý này có thể do công ty tự xây dựng, nếu có một Giám đốc hay Trưởng phòng Nhân sự có đủ kinh nghiệm và năng lực. Ngoài ra, công ty cũng có thể dùng dịch vụ tư vấn bên ngoài để xây dựng hệ thống quản lý và hỗ trợ trong quá trình thực hiện.
Khi đã có một hệ thống quản lý nhân sự - hành chính, việc đảm bảo để hệ thống quản lý này được thực hiện là trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận nhân sự - hành chính (sau đây chúng ta sẽ dùng chức danh Trưởng phòng để đại diện cho nhóm các chức danh đứng đầu bộ phận này). Giám đốc (hay Tổng Giám đốc) của công ty là người giám sát và chỉ đạo. Như thế năng lực của Trưởng phòng có quyết định rất quan trọng đối với hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý. Nếu có các khoảng trống về năng lực, Trưởng phòng cần nâng cao kiến thức và kỹ năng liên quan bằng việc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn hay các chương trình đào tạo mang tính học thuật.
Về mặt chức năng, phòng Nhân sự - Hành chính cung cấp các dịch vụ cho hai nhóm khách hàng:
1. Nhóm khách hàng nội bộ, là các nhân viên trong công ty.
2. Các khách hàng, nhà cung cấp và đối tác bên ngoài.
Các hoạt động của Phòng Nhân sự - Hành chính phải tuân thủ các quy định liên quan của pháp luật và đáp ứng các tiêu chuẩn (mức độ mong đợi) của công ty. Do đó, các cá nhân ở vị trí Trưởng phòng, Phó phòng cũng như nhân viên cần có những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhất định, theo yêu cầu của mỗi chức danh hay nhóm chức danh. Trong công ty cần tiến hành quá trình Quản lý thực hiện công việc (Performance Management), để công việc của từng nhân viên hướng tới đạt hiệu quả mong đợi.
Căn cứ vào khung năng lực được quy định trong bản Mô tả chức danh (hay bản Mô tả công việc), hàng năm mỗi cá nhân Trưởng phòng, Phó phòng cũng như nhân viên trong phòng Nhân sự - Hành chính cần có kế hoạch nâng cao năng lực của bản thân. Công ty cũng cần có chính sách quản lý đối với việc đào tạo, phát triển nhân viên.
Đào Trọng Khang
Giám đốc DTK Consulting
|
