Đây là bài viết dành cho các hội, hiệp hội, câu lạc bộ chuyên môn (sau đây gọi là “hội”) tham khảo, dựa trên kinh nghiệm thực tế của tác giả, một người đã có nhiều năm hoạt động liên quan đến lĩnh vực truyền thông tại các tổ chức xã hội - nghề nghiệp.
Liên quan đến một sự kiện do hội tổ chức, có 3 loại bài viết.
1. Bài viết trước sự kiện
Mục đích của bài viết này là để thông tin cho các thành viên (hội viên) và các đối tác biết về sự kiện, để đăng ký tham dự dưới nhiều hình thức khác nhau: Tham gia trực tiếp, tham gia tài trợ, hỗ trợ tổ chức hoặc chỉ theo dõi tin tức. Sự kiện có thể là: Tọa đàm, Hội thảo, Hội nghị, hoặc các sự kiện lồng ghép khác như Dã ngoại (thường niên) với nhiều tên gọi cụ thể khác nhau tùy theo các công ty và tổ chức.
2. Bài viết đưa tin ngay sau khi sự kiện kết thúc (trong vòng 24 - 48 tiếng)
Bài viết loại này nhằm cung cấp những tin tức chính và một số hình ảnh về sự kiện, để các cá nhân quan tâm được cập nhật. Về bản chất, bài viết này mang tính chất của một bài “phóng sự”, bao gồm: giới thiệu các khách mời, các diễn giả chính, các nhà tài trợ; giới thiệu các phiên chính trong sự kiện (theo chương trình) và đưa các hình ảnh đặc trưng. Thông thường, ngay sau khi một sự kiện kết thúc, các thành viên, đối tác và những người ủng hộ rất mong muốn được đọc tin tức và xem các hình ảnh ‘nóng hổi” nhất về sự kiện.
Thực tế, bài viết nhóm 2 này có thể được viết trước khi sự kiện xảy ra, dựa trên thông tin từ Chương trình, danh sách các diễn giả (cần cập nhật, chỉnh sửa từ thực tế sự kiện) v.v.. Chỉ có các ảnh là cần chụp từ sự kiện.
3. Bài viết chuyên môn sau khi sự kiện kết thúc (trong vòng 7 ngày)
Trong bài viết loại này, các nội dung mang tính chuyên môn trong phạm vi chủ đề chính của sự kiện được viết và phân tích kỹ hơn. Ví dụ: các xu hướng (hoạt động) chuyên môn mới, các kinh nghiệm trong và ngoài nước hay ở các loại hình doanh nghiệp (tổ chức) khác nhau, ý kiến của các cá nhân tham gia v.v.. Tùy theo bản chất của sự kiện, có thể đưa thêm các phân tích về tác động của sự kiện đối với các bên liên quan: Ví dụ, sau một sự kiện phi lợi nhuận có sự tham gia của các đơn vị tài trợ, Ban tổ chức có thể công bố tổng kinh phí tài trợ và tình hình Thu - Chi (“Tài chính công khai”).
Một điểm cần lưu ý khi đưa tin trong các bài viết là thông tin về các công ty, tổ chức tham gia sự kiện dưới các hình thức khác nhau: tên tiếng Việt, tên giao dịch, tên viết tắt, địa chỉ website của các tổ chức cần được đưa chuẩn xác (bao gồm cả cách viết hoa các tên viết tắt); họ tên và chức danh của các khách mời, diễn giả.
Sau đây là “dàn ý” (hay hướng dẫn - sẽ được cập nhật) về cách viết bài sau một sự kiện cụ thể (bài thuộc nhóm 2): “Dã ngoại 2013 của HRA, TOT Club và PRN”. Mục đích của bài viết này nhằm đưa ra thông tin tham khảo cho các thành viên của Ban Truyền thông – Đối ngoại của Hiệp hội Nhân sự (Human Resources Association – “HRA”).
Đào Trọng Khang, Giám đốc DTK Consulting
19/08/2013
